議事録を作成したくない理由
若手社員、中堅社員問わず、議事録作成が苦手という話をよく聞きます。以下のような点から苦手、議事録を作成したくないと感じることが多いようです。
- 議事録作成に時間がかかる・うまく書けない
- 作成した議事録への指摘対応が大変（さらに時間がかかる）
- せっかく作った議事録を誰も読んでくれない・反響がない
- クリエイティブな仕事でない。誰でもできる単調な仕事（雑用）。スキルアップに繋がらないと感じる
議事録作成に時間がかかる原因
なぜ議事録作成に時間がかかるのでしょうか？原因としてまず思いつくのは、知識不足、理解力不足、文章力不足です。特に若手の方はビジネス経験が少ないため、会議で話される内容についていけない、議論内容が理解できないことにより、議事録作成に時間がかかります。また、理解した内容を文章に構成する力がないと、議事録作成のスピードは上がりません。
これらのスキルは一朝一夕に身につけることはできませんが、社会人経験を重ねれば、ある程度のレベルに達することは可能です。仕事の量に比例して身につくスキルと言えるでしょう。
議事録の書き方・ノウハウ
では、時間をかけて上記のスキルを上げる以外に、議事録作成を効率化する方法はないのでしょうか？誰でもできる即効性のある方法がひとつあります。当たり前で、つい忘れがちなことですが、それは「議事録作成の目的」を考える（確認する）ことです。
議事録作成が苦手な人は、会議が終わって、いざ議事録を作るという段階および作成中に、どのレベルで書けばよいか迷っていることが多いです。結論だけを書けばよいのか、誰が発言したかまで細かに記録する必要があるのか。
悩んだ末、結論だけをまとめて上司に提出したら、「この会議では意思決定したんだから、結論だけでなく、結論に至る背景や最終的に誰が意思決定したかまで明確に記録しないとダメ」と指摘を受けることがあるでしょう。一方、プレゼンターの説明内容を細かに漏らさず記載すると、「この内容は説明資料を見ればわかるんだから、説明後の質疑応答だけ記録すればいい」と言われることもあるでしょう。
議事録作成にも、他の仕事と同様、目的があります。何のために議事録を作るのか。議事録（仕事）を依頼した人と目的認識が合っていないと、議事録作成段階でも時間がかかりますし、その後の議事録修正にも時間がかかります。せっかく時間をかけて議事録を作っても、目的に合っていない議事録なら、誰も読んでくれないということもあるでしょう。よい（うまい）議事録イコール正確・詳細な議事録 という等式は常に成立するわけではないということです。用途・ニーズに合った議事録が、よい議事録です。
上司が議事録作成を依頼するとき、「次の会議の議事録作ってね」と言うだけで、どのレベルで議事録を作成すればよいかまで言わないことがよくあります。そんなときは、どのレベルで作成すればよいか確認しましょう。また、一歩進んで、「本日はインタビューなので、発言者や発言の流れを後で振り返ることができるよう逐語録で作成しますか」、「本日は資料の確認会なので、指摘事項だけ箇条書きにまとめますか」、「本日はブレストで、ホワイトボードで議論内容を整理したので、議事録は不要ですか」など、提案してみてもよいでしょう。
議事録作成でビジネス基礎を養う
先述のとおり、議事録作成を通して、知識、理解力、文章力および作業目的把握（作業依頼者の意図確認・把握）といったビジネスの基礎を養うことができます。議事録作成は単調でつまらない、雑用と思われがちですが、あらゆる仕事に役立つスキルを身につけることができます。仕事ができる人は、議事録もうまく速く書ける ということです。目的・ゴールを設定・把握し、メンバと議論を重ね、まとめ上げる力は、クリエイティブな企画の仕事でも当然に求められます。
ただ、会議が多く、議事録作成に時間がかかり、本来すべき作業ができない、議事録作成のために毎日残業している という悲鳴を聞くことも多いです。議事録作成で得たスキルを生かして、本業で成果を上げるべきところ、議事録作成に忙殺されて、本業に影響が出てしまっては本末転倒です。そんなときは、議事録作成代行サービスを利用することをお勧めします。議事録作成のプロが、目的に合わせて適切な議事録を作成します。
プロギジ（プロフェッショナルによる議事録作成サービス） https://progiji.com/
