議事録を作成するのには時間やコストもかかり、本業に支障を来すことも考えられます。しかし、議事録がなくならないのはなぜなのか、以下4つの点がポイントになると考えます。

1　会議不参加者への情報共有

会議に参加する予定だったが参加できなかった方や、会議の参加者ではないが業務に関わる方がいた場合に議事録を共有することで、会議で何が決まったのかを伝えることができます。

また、自分が知らなかった現状の課題や活動内容を把握することもできます。

2　業務効率化

議事録は会議の内容を口頭で伝達する手間を省くことができ、会議の決定事項や話し合われた内容を確認するための時間ロスをなくすことができます。

3　認識の共有化

時間が経過すると記憶が曖昧になり、会議内容の認識がメンバー同士間でずれていくことがありますが、議事録を作成することで業務の責任者、期限など文書として残すことができ、認識の共有化を常に図ることができます。

また、業務の優先順位を明確にすることができ、社内業務の円滑化も実現できます。

4　スキルの向上

議事録は自分以外に共有する目的で作成するので、議論の内容から要点を抽出する力が身につきます。文章力スキルはさまざまな場面で利用することができます。

以上のように議事録を作成するのには意味があると考えられます。

言った言わないの議論するのは時間的コストの無駄です。そのためにも議事録を作成することは重要だと考えます。